Política de Privacidad

1. Quiénes somos y qué cubre esto

Norden Sky LLC (Delaware, Estados Unidos), que opera comercialmente como Dogma Systems — «Norden Sky», «nosotros» — publica esta política y es responsable del tratamiento que aquí se describe. Nuestro domicilio registrado es 16192 Coastal Hwy, Lewes, DE 19958, Estados Unidos. Vince y Resolv.Now son productos de Norden Sky LLC.

Una sola política cubre cuatro productos, porque comparten un sistema de cuentas y una base de datos, y describirlos por separado sería engañoso:

Cuando algo aplica solo a uno de ellos, esta política lo indica.

2. Nuestros dos papeles, y por qué le importa la diferencia

Tratamos datos personales en dos calidades muy distintas, y cuál de ellas aplica determina a quién debe dirigirse.

Somos responsables del tratamiento — quien decide para qué y cómo se usan los datos — respecto del sitio web, de las consultas que nos envía y de los registros administrativos de las personas de nuestros clientes que tienen cuenta. Lo describen las secciones 3 a 5. Diríjase a nosotros directamente.

Somos encargados del tratamiento — actuamos únicamente siguiendo las instrucciones documentadas de nuestro cliente — respecto de todo lo que nuestros clientes introducen en la consola, en el cliente de escritorio y en la app. Eso incluye los registros y los casos de soporte de sus propios clientes y los mensajes de cada caso, sus registros de contactos, sus facturas y pagos, y la planilla y la asistencia de sus empleados. No decidimos recoger nada de eso, no lo usamos para fines propios y no lo vendemos. El responsable es nuestro cliente; su propio aviso de privacidad lo rige, y nuestro contrato con él rige nuestro manejo. En América Latina somos el encargado; bajo el RGPD, el processor; en Estados Unidos, un service provider.

Si usted es cliente de una empresa que usa Vince — le facturó a través de Vince, o abrió un caso de soporte con ella —, sus datos están en la segunda categoría. Escriba a esa empresa. Si nos escribe a nosotros, trasladaremos la solicitud y se lo confirmaremos, pero no podemos resolverla en su nombre.

3. El sitio web (resolv.now)

El sitio resolv.now no lleva analítica, ni etiquetas publicitarias, ni grabación de sesión, ni widgets sociales, ni ningún script de terceros. Su tipografía se sirve desde su propio dominio en lugar de solicitarse a Google, de modo que leer el sitio no envía una petición a nadie más que a nosotros.

El formulario de contacto es el único punto donde el sitio recoge algo. Al enviarlo recibimos:

• su nombre y el correo electrónico que nos indique;
• opcionalmente su empresa, teléfono, tamaño del equipo de soporte y el motivo de la consulta;
• el mensaje que escriba;
• el idioma en que estaba leyendo, la página desde la que envió el formulario, y una referencia de campaña si llegó por un enlace que la llevaba.

El formulario no se envía sin marcar la casilla de consentimiento, y la casilla nunca viene marcada de antemano. Existe además un campo oculto que no se le muestra y que debe quedar vacío: sirve para detectar envíos automatizados, y su único contenido posible es lo que un bot haya escrito en él.

Los envíos llegan a nuestro buzón comercial como correo electrónico, a través de Amazon SES en la región us-east-1 de AWS, con su propia dirección como destinatario de respuesta, de modo que responder a la consulta le responde a usted. Usamos lo que nos envía para contestarle y para darle seguimiento sobre el producto. No le suscribimos a ningún boletín, no completamos sus datos con intermediarios de datos y no los cedemos a nadie para su propia mercadotecnia.

Nuestro proveedor de alojamiento conserva registros de servidor ordinarios — dirección IP, hora de la petición, identificador del navegador — que usamos para mantener el sitio disponible e investigar abusos.

4. La consola web (vince.app)

La consola es para el personal de nuestros clientes, y llegar a cualquier página requiere iniciar sesión, salvo esta política, los Términos de Uso y el portal de ayuda para clientes. Como responsables, lo que tenemos sobre un titular de cuenta es el registro que hace funcionar la cuenta: el identificador de usuario, el nombre, el correo y el número móvil del registro, las preferencias de idioma y tema, las asignaciones de sucursal y rol que determinan lo que la cuenta puede ver, y el historial de acceso y actividad.

La autenticación se realiza contra el propio servidor de base de datos, con un usuario de base de datos propio. No hay un almacén de contraseñas aparte: el servidor de base de datos guarda solo un resumen irreversible, y nadie en Norden Sky puede consultar su contraseña. Su sesión se guarda como un token cifrado en una cookie que el navegador no expone a los scripts de la página. Se renueva periódicamente mientras sigue trabajando, se elimina al cerrar sesión y deja de funcionar por completo al cambiar su contraseña.

Cuando su cuenta exige un segundo factor, enviamos un código de un solo uso al correo o al número móvil de su registro de usuario. El correo va por Amazon SES; el SMS va por Ubiquo Labs (IM ContactoSMS). El código se guarda únicamente como resumen criptográfico, junto con el número de intentos, y solo mientras el desafío sigue abierto.

Los cambios que importan — a registros, a parámetros y a políticas de nivel de servicio — se escriben en una bitácora de auditoría de solo anexado, junto con la cuenta que los hizo y el momento. Esa bitácora es lo que permite explicar una cifra del tablero un año después; ninguna parte de los productos puede editarla, y ninguna cuenta en ellos tiene permiso para hacerlo.

Todo lo demás en la consola son datos de nuestro cliente, tratados según sus instrucciones como describe la sección 2: registros de clientes, proveedores, prospectos, ventas, compras, inventario, contabilidad, cuentas por cobrar y por pagar; documentos de facturación electrónica transmitidos a la autoridad tributaria donde el país del cliente lo exige (en El Salvador, el Ministerio de Hacienda); registros de planilla, empleados y asistencia; y casos de soporte con su historia completa por correo, WhatsApp y el portal de clientes, incluidos sus archivos adjuntos.

Dos partes merecen mención aparte, porque involucran a personas que nunca se registraron con nosotros. El portal de clientes deliberadamente no tiene cuentas ni contraseñas: quien abre un caso se identifica con un correo que demostró poder leer, y no se registra nada hasta que abre el enlace que le enviamos — que es lo que impide que se abra un caso a nombre de otra persona. El canal de WhatsApp funciona sobre la WhatsApp Business Platform, por lo que los mensajes, los archivos y los números de teléfono de ese canal pasan por los sistemas de Meta, bajo los términos de Meta además de los nuestros.

Las fotografías de una cuenta de usuario o de un registro de empleado se guardan en una dirección que no se puede adivinar, pero que cualquiera que la tenga puede abrir sin iniciar sesión, porque deben mostrarse en correos y en el cliente de escritorio, donde no hay sesión que comprobar. Úselas solo para una foto que pondría en un gafete.

La consola carga sus tipografías desde Google Fonts, por lo que abrirla envía a Google su dirección IP y los datos de su navegador. No lleva scripts de analítica, de publicidad ni de grabación de sesión. Cuando un cliente ha contratado la asistente Sasha, las preguntas que se le hacen y los registros necesarios para responderlas se envían a un proveedor de modelos de IA, como describe la sección 16.

5. La app móvil Vince

La app móvil inicia sesión con las mismas cuentas que la consola y accede a los mismos datos. No incorpora ningún SDK publicitario, no solicita identificador de publicidad y no envía nada a servicios de analítica de terceros.

Solicita tres permisos del dispositivo, cada uno solo cuando se usa la función que lo necesita, y cada uno rechazable sin perder el resto de la app:

Las credenciales de su sesión se guardan en el almacenamiento seguro del sistema operativo — el Llavero de iOS o el Keystore de Android — y no en el almacenamiento común de la app. La app también conserva en el dispositivo su preferencia de idioma y tema, y registra información básica del dispositivo y de la versión para diagnóstico.

Si activa las notificaciones, el dispositivo recibe un token que guardamos asociado a su cuenta para poder dirigirle avisos. El envío pasa por el servicio de notificaciones de Expo y de ahí por los servicios de Apple y de Google. Desactivar las notificaciones en los ajustes del dispositivo detiene esto.

6. Cookies y almacenamiento en el dispositivo

No usamos cookies publicitarias, de analítica ni de perfilado en ninguno de los productos. Todo lo que sigue es necesario para que los productos funcionen o para recordar una elección suya, así que no hay nada opcional que aceptar, y por eso no le pedimos que descarte un banner.

7. Por qué podemos usar estos datos

Cuando aplica el RGPD o el RGPD del Reino Unido, nos basamos en los siguientes fundamentos para el tratamiento del que somos responsables:

• Consentimiento — para el formulario de contacto, que usted marca antes de enviar, y para cada permiso del dispositivo que pide la app móvil. Puede retirarlo en cualquier momento, y retirarlo no afecta la licitud de lo anterior.
• Ejecución de un contrato — para administrar cuentas, autenticar usuarios y prestar la consola, el cliente de escritorio y la app al cliente que los contrata.
• Interés legítimo — para mantener los servicios disponibles y seguros, evitar el abuso automatizado del formulario, conservar la bitácora de auditoría y dar seguimiento a una consulta que un contacto comercial decidió enviarnos. Lo hemos ponderado frente a sus intereses y usamos los datos mínimos que responden al fin.
• Obligación legal — para los registros que debemos conservar, incluidos los tributarios y de facturación electrónica donde el país del cliente los exige.

Para los datos que tratamos por cuenta de un cliente, es ese cliente quien determina el fundamento y quien responde de tenerlo.

8. Quién más los ve

No vendemos datos personales, no los compartimos para publicidad conductual entre contextos y no los cedemos para la mercadotecnia de nadie. Usamos un número reducido de proveedores, cada uno obligado por contrato a actuar solo según nuestras instrucciones:

Los documentos de facturación electrónica se transmiten a la autoridad tributaria del país del cliente — en El Salvador, el Ministerio de Hacienda — por instrucción del cliente y porque la ley lo exige. La autoridad los recibe como destinataria por derecho propio, no como proveedor nuestro.

También divulgamos datos cuando la ley lo exige — una orden válida de un tribunal o de una autoridad competente — y a asesores profesionales, o a un adquirente, en el marco de una operación societaria. Cuando actuamos como encargados, avisaremos al responsable antes de atender una solicitud así, salvo que la ley nos lo prohíba.

9. Transferencias internacionales

Somos una empresa estadounidense y nuestra infraestructura opera en Estados Unidos, en la región us-east-1 de AWS. Los datos procedentes de América Latina, del Espacio Económico Europeo o del Reino Unido se transfieren por tanto a Estados Unidos y se almacenan allí. Cuando un cliente mantiene su base de datos en un servidor propio, sus registros se almacenan donde él los tiene, y pasan por nuestra infraestructura en Estados Unidos solo mientras se están usando.

Para las transferencias desde el EEE o el Reino Unido nos apoyamos en las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea, junto con el Addendum de transferencia internacional del Reino Unido, respaldadas por las medidas técnicas de la sección 11. Puede pedirnos copia de las cláusulas que le apliquen.

10. Cuánto tiempo los conservamos

Conservamos los datos personales mientras sean necesarios para el fin por el que se recogieron, y después mientras debamos conservarlos para cumplir una obligación legal, contable, tributaria o regulatoria, o para formular, ejercer o defender reclamaciones. Cuando ninguno de esos motivos subsiste, los eliminamos o los anonimizamos.

En la práctica eso varía por categoría. Una consulta se conserva mientras está viva y mientras exista una posibilidad real de que prospere; los registros de cuenta duran lo que dura la cuenta; la bitácora de auditoría es de solo anexado y se conserva durante la vigencia del contrato, porque un registro que puede podarse no es una pista de auditoría.

Para los datos que tenemos como encargados, el cliente fija el plazo de conservación y nosotros lo seguimos. Al terminar la suscripción eliminamos esos datos según disponen los Términos de Uso. Los respaldos caducan según su propio ciclo, de modo que una eliminación les llega al final de ese ciclo y no de inmediato.

11. Cómo los protegemos

• El tráfico de la consola, la app móvil y el sitio web va cifrado en tránsito, y también la conexión de la consola con la base de datos.
• Las sesiones son tokens cifrados y no legibles, en cookies que los scripts de la página no alcanzan, o en el almacén seguro del dispositivo en móvil.
• Hay autenticación de dos factores por correo o SMS, y puede exigirse por usuario.
• El acceso es de mínimo privilegio por diseño, no solo por política. En la consola cada persona se conecta a la base de datos con su propio usuario, de modo que la propia base de datos impone lo que cada cuenta puede alcanzar y registra quién hizo qué. La credencial de base de datos del sitio web puede ejecutar un único procedimiento almacenado y nada más — de modo que lo peor que logra un compromiso del sitio público es una consulta falsa.
• Los adjuntos de soporte se guardan en un almacenamiento privado con el acceso público bloqueado, y solo se entregan a través de la consola, después de comprobar que quien los pide puede ver el caso.
• Los cambios a registros y parámetros quedan en la bitácora de auditoría de solo anexado, junto con la cuenta que los hizo.

Ningún sistema es perfectamente seguro, y no vamos a afirmar lo contrario. Cuando la ley lo exija notificaremos a la autoridad competente, y a las personas afectadas, dentro del plazo que fije — y cuando seamos encargados, notificaremos al responsable sin dilación indebida para que pueda hacerlo.

12. Sus derechos

Esté donde esté, puede pedirnos que le digamos qué tenemos sobre usted, que lo corrijamos si está mal, que lo eliminemos y que dejemos de usarlo para un fin al que se oponga. Puede retirar un consentimiento que haya dado. Nunca se le tratará peor por pedirlo.

Escriba a privacy@vince.app. Le pediremos la información suficiente para confirmar que la solicitud es suya — lo cual es una protección para usted, no un obstáculo — y responderemos dentro del plazo que permita la ley aplicable, avisándole si necesitamos más tiempo y por qué. Ejercer estos derechos es gratuito, salvo que una solicitud sea manifiestamente infundada o repetitiva.

Si sus datos llegaron a nosotros porque trató con una empresa que usa nuestro software, los tenemos como encargados y no podemos resolver la solicitud por nuestra cuenta. La trasladaremos a esa empresa sin demora, y se lo confirmaremos.

13. Si está en América Latina

La protección de datos en la región es nacional y no regional, y los detalles cambian de un país a otro. En lugar de hacerle averiguar qué ley le aplica, concedemos los derechos ARCO a toda persona en América Latina, esté donde esté y con independencia de que la ley de su país nos obligue a ello: acceso, rectificación, cancelación y oposición — obtener confirmación y acceso a sus datos, rectificar los inexactos o incompletos, cancelarlos cuando su conservación ya no esté justificada, y oponerse al tratamiento por motivos legítimos relativos a su situación. También puede revocar el consentimiento otorgado.

Envíe su solicitud ARCO a privacy@vince.app, identificándose y señalando qué derecho ejerce y sobre qué datos. Cuando la ley de su país fije un plazo para nuestra respuesta, nos ajustamos a él; cuando no fije ninguno, respondemos dentro de treinta días.

Si la denegamos, o no respondemos a tiempo, puede acudir a la autoridad de protección de datos de su propio país, donde exista una. Nada en esta política limita un derecho que le otorgue su ley nacional, y cuando esa ley sea más protectora que lo aquí escrito, prevalece.

14. Si está en el Espacio Económico Europeo o el Reino Unido

Además de lo anterior, tiene derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición — incluido un derecho incondicional a oponerse a la mercadotecnia directa. Cuando nos apoyemos en el interés legítimo puede oponerse por motivos relativos a su situación particular, y dejaremos de tratar los datos salvo que acreditemos motivos imperiosos que prevalezcan sobre los suyos.

Tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control del país donde reside o trabaja, o donde considere que ocurrió el problema. Preferimos que acuda antes a nosotros, pero nada le obliga a ello.

Nuestro representante a efectos del artículo 27 aún no ha sido designado.

15. Si está en Estados Unidos

No existe una ley federal única de privacidad, y las leyes estatales que existen otorgan derechos solapados a los residentes de unos estados y no de otros. No nos parece que dónde viva deba decidir qué puede pedirnos, así que extendemos lo siguiente a toda persona residente en Estados Unidos, haya o no aprobado su estado una ley que lo exija:

• conocer las categorías y los elementos concretos de información personal que hemos recogido, de dónde provienen, por qué los recogimos y las categorías de terceros a quienes se divulgaron;
• rectificarla cuando sea inexacta;
• eliminarla, salvo los registros que estemos legalmente obligados a conservar;
• obtener una copia portable de lo que usted nos entregó;
• excluirse de cualquier venta de información personal, de su compartición para publicidad conductual entre contextos y de la elaboración de perfiles — nada de lo cual hacemos, como se indica abajo;
• no ser discriminado, ni en precio ni en servicio, por ejercer cualquiera de estos derechos.

No vendemos información personal, y no la compartimos ni la tratamos para publicidad dirigida o conductual entre contextos, y no lo hemos hecho en los últimos doce meses — tampoco respecto de menores de dieciséis años. Por tanto no hay una exclusión que usted deba ejercer, y no operamos rastreadores publicitarios ni de analítica que la generarían.

No usamos información personal sensible para inferir características de nadie, ni la tratamos para ningún fin más allá de prestar los servicios aquí descritos. Cuando tratamos información personal por cuenta de un cliente empresarial actuamos como service provider, y tenemos contractualmente prohibido conservarla, usarla o divulgarla para cualquier fin distinto de prestar el servicio.

Las categorías que recogemos como empresa son: identificadores; registros de clientes e información comercial; actividad de red limitada a registros de servidor ordinarios; geolocalización aproximada, en la app móvil y solo como describe la sección 5; e información profesional o laboral. Provienen de usted, de su empleador y de su dispositivo, y se usan para los fines de las secciones 3 a 7.

Escriba a privacy@vince.app para ejercer cualquiera de estos derechos, o para apelar una decisión nuestra sobre una solicitud — varias leyes estatales conceden una apelación, así que la ofrecemos a todos. Un agente autorizado puede actuar en su nombre si le otorga una autorización escrita que podamos verificar.

16. Decisiones automatizadas y funciones de IA

No tomamos ninguna decisión sobre usted por medios automatizados que produzca efectos jurídicos, ni que le afecte significativamente de modo similar. Ninguna parte de estos productos le perfila, le puntúa ni decide nada sobre usted sin que intervenga una persona.

Sasha, la asistente de la consola, está disponible cuando un cliente la ha contratado. Responde preguntas sobre los registros del cliente, explica los mensajes de la consola, encuentra páginas y propone borradores, y prepara un breve resumen diario en la página de inicio. Actúa como la persona que la usa: solo alcanza lo que alcanza la cuenta de esa persona, y no escribe nada sin que esa persona revise la propuesta y la confirme. Para responder, la pregunta y los registros necesarios se envían a Anthropic, el proveedor del modelo de IA, que los trata por cuenta nuestra y que, según sus términos comerciales, no puede usarlos para entrenar sus modelos. Cada solicitud queda registrada con la cuenta que la hizo, para los límites de uso y la facturación.

Las demás funciones asistidas — redactar una respuesta sugerida, proponer una cola o una prioridad — son ayudas de redacción. Proponen; una persona lee, edita y decide, y nada llega a un cliente sin ese paso. Cuando una función así está habilitada para un cliente, opera sobre los datos de ese cliente bajo nuestro contrato con él.

17. Menores de edad

Estos son productos empresariales. No están dirigidos a menores y no recogemos a sabiendas datos personales de personas menores de dieciséis años. Si cree que un menor nos ha dado datos, escríbanos y los eliminaremos.

18. Cambios a esta política

Actualizamos esta política cuando cambian los productos o la ley. La fecha al inicio refleja siempre la versión actual. Si un cambio afecta materialmente el uso de datos que ya tenemos, lo avisaremos antes de que surta efecto — por correo a los titulares de cuenta, o con un aviso dentro del producto — en lugar de confiar en que usted note una fecha nueva.

19. Contacto

Para cualquier asunto de esta política, incluida una solicitud de derechos, escriba a privacy@vince.app. Para todo lo demás, support@vince.app llega a una persona.

Norden Sky LLC (Dogma Systems), 16192 Coastal Hwy, Lewes, DE 19958, Estados Unidos